BLOG: Een waardevol evenement organiseren, waar begin ik?

een waardevol evenement organiseren, waar begin ik?

Een waardevol evenement organiseren, waar begin ik? Bij het begin! Nee serieus, bij het begin! Veel mensen slaan de belangrijkste stap over en starten direct met nadenken over goodiebags, aankleding of catering van het event. Niet doen! Neem eerst een flinke stap terug en begin eens bij de basis. Met behulp van deze blog leg jij het fundament van jouw event! (Há, dat rijmt!) Pak snel pen en papier erbij en beantwoord onderstaande vragen.

Wat is het doel van dit event voor jou als organisator? –> “what’s in it for me?”

Probeer hier een concrete formulering voor te kiezen en wordt zo specifiek mogelijk! Misschien ken je het SMART-principe al? Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijd-gebonden. Dus niet ‘Het doel van dit event voor mij als organisator is dat er meer omzet wordt gegenereerd’. Maar meer zoiets als ‘Het doel van dit event voor mij als organisator is om binnen 2 maanden na afloop van dit event 5% meer omzet te genereren’. Dit is een haalbaar, meetbaar en specifiek geformuleerd doel.

Wie is jouw ideale bezoeker?

Maak een uitgebreide profielschets van jouw bezoeker. Wat voor soort persoon of personen zijn het? Denk aan leeftijd, geslacht, samenstelling huishouden, levensfase, hobby, lievelingskleur. Eigenlijk alles wat voor jouw event van belang kan zijn. Je wilt namelijk zo goed mogelijk weten wie die bezoeker is en wat hen motiveert, inspireert en activeert. Soms werkt het fijn om met één of meerdere persona’s te werken; je maakt eigenlijk een karakterisering van een bepaald type bezoeker. Een profielschets voor een singles event ; Mijn ideale bezoeker is Jan, 29 jaar oud, single, sportief, avontuurlijk ingesteld en op zoek naar een leuke partner!

Wat is het doel van dit event voor de bezoeker? ->”what’s in it for them?”

Deze vraag wordt vaak vergeten door organisatoren doordat men puur vanuit eigen doelstellingen redeneert. Maar als er niets voor de bezoeker te halen valt, zullen ze weinig intrinsieke motivatie hebben om jouw event te bezoeken. Je hebt je al verdiept in de bezoeker en een mooie profielschets gemaakt. Maar waarom moeten ze naar jouw event komen? Wat valt er voor hen daar te halen of te beleven?  Zorg ook hier weer voor een goed geformuleerde doelstelling!

Wat wil je dat de bezoeker doet, denkt of voelt na afloop van jouw event?

Je weet wie jouw ideale bezoeker is en wat hen motiveert naar jouw event te komen. Maar wat wil je dat jouw bezoeker doet, denkt of voelt na afloop van jouw event? Op wat voor manier ga je ze activeren? Wil je bijvoorbeeld dat ze heel concreet een product of dienst bij je afnemen? Of wil je dat ze bepaalde gedachten hebben over jouw merk?

Zo.. Als het goed is heb je nu een helder beeld van het doel van jouw event voor jou als organisator én voor jouw bezoekers. Je hebt een duidelijke doelstelling voor jezelf geformuleerd die haalbaar en meetbaar is. Maar waarom eerst al deze stappen zetten? Omdat je nu waarschijnlijk een veel beter beeld hebt hoe het event er uit moet komen te zien.

In volgende blogs ga ik verder in op de volgende stappen die gezet moeten worden om een waardevol event te organiseren.

Wil je vrijblijvend sparren over jouw event? Via Skype of onder het genot van een kop koffie?     Ja, graag!

Gezellig! Ik neem snel contact met je op om een (skype)afspraak te plannen!

8 thoughts on “BLOG: Een waardevol evenement organiseren, waar begin ik?

  • 7 augustus 2017 at 12:56
    Permalink

    Toffe tips om te lezen. Ik kom beroepsmatig op veel evenementen, van particuliere feestjes tot aan grote netwerkborrels. Vaak krijg ik dan de kans om even te kletsen met de huurders van onze producten. En gek genoeg kom je er vanzelf achter dat ze vaak een heel beeld in hun hoofd hebben van het evenement, en pas later ontdekken dat het niet aansluit bij het aantal mensen dat ze verwachten, of de sfeer die er bij hun doelgroep past. Het beeld van “begin bij het begin” is dus zeker een goede statement, waar mensen iets langer bij stil zouden moeten staan!

    Reply
    • 12 augustus 2017 at 12:29
      Permalink

      Hi Yvan! Bij het begin beginnen klinkt heel logisch maar blijkt in de praktijk inderdaad toch vaak ‘vergeten’ te worden. Daardoor starten bedrijven en organisatoren met een achterstand. Jammer, vind je niet? In ieder geval bedankt voor het lezen en voor je compliment! Liefs, Melanie

      Reply
  • 21 september 2017 at 21:44
    Permalink

    Hey Melanie,

    bedankt voor deze tips. Heb jij ook nog tips over budgetbeheer? Ik zou graag enkele tips en tricks willen om te voorkomen dat mijn uitgaven mijn budget ver overschrijden. Er is altijd een moment tijdens het plannen dat ik het overzicht verlies, waarna ik dan met ernstige tekorten kom te zitten.

    Groeten,

    Bruno

    Reply
    • 22 september 2017 at 13:11
      Permalink

      Hi Bruno!

      Natuurlijk heb ik een aantal tips voor je! Ik neem even contact met je op, dan kunnen we sparren! 🙂

      Liefs,

      Melanie

      Reply
  • 30 november 2017 at 08:51
    Permalink

    Ik vind het leuk dat je erop wees dat eerst een organisator moet nadenken wie zijn ideale bezoeker is, en alleen dan een evenement plannen. Ik ga een IT-conferentie in een paar maanden organiseren, en ik begrijp dat mijn bezoeker een programmeur is, daarom moet deze conferentie laconiek en logisch zijn. Het programma is bijna klaar, ik moet nog een geluidsapparatuur huren, en dan kan ik uitnodigingen sturen!

    Reply
    • 5 december 2017 at 09:39
      Permalink

      Super goed! En het klinkt zo vanzelfsprekend maar in de praktijk gaan veel bedrijven voorbij aan dit soort gedachten. Ze vergeten simpelweg wat het doel is en voor wie ze het organiseren. Heel veel succes met het organiseren van de IT-conferentie! Liefs, Melanie

      Reply
    • 5 februari 2018 at 12:38
      Permalink

      Heel graag gedaan! En natuurlijk heel veel succes met het organiseren als het weer zover is!

      Reply

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *