CasestudyOnline events

3 essentiële tips voor online evenementen

Onlangs bezocht ik het internationale online evenement Tribe Live. Enorm inspirerend en véél van geleerd. Ik deel dan ook graag 3 hele belangrijke dingen met je die je minimaal moet doen voor een goede online ervaring.

1. Online gastvrijheid

Maaike schreef al eerder over hoe je online kon zorgen voor een goede gastvrijheid. En nu kon ik zelf ervaren dat dat heel belangrijk is. In haar blog staan al goede tips die ik alleen maar kan beamen. Ik wil er nog wel iets aan toevoegen.

Regel een check-in bij grote evenementen
Het is heel belangrijk dat je goed ontvangen wordt, net als ‘in het echt’. Zo was er bij dit evenement een check-in, een dag voor het evenement. Hier kon je testen of het lukte met inloggen en of je camera en geluid goed werkte. Er was een dame online die je welkom heette en met mij wat dingen controleerde. En ik kon op dat moment nog eventuele vragen stellen.

Heet mensen welkom in kleine ruimtes
Als mensen in een kleine ‘ruimte’ komen, bijvoorbeeld bij een break-outsessie, heet ze dan gelijk welkom. Mensen moeten ook hier even landen. Ze weten niet of ze midden in een gesprek vallen, of ze al mogen praten of dat ze moeten wachten. Neem al die zorgen direct weg door meteen door ze netjes te verwelkomen.

Als de groep wat groter is en het onhandig is om elke persoon persoonlijk welkom te heten, laat dan bijvoorbeeld via de mail of loginscherm weten wat er van ze verwacht wordt zodra ze zijn ingelogd.

Je kan het ook oplossen door een slide te laten zien met een begeleidende tekst erop, bijvoorbeeld met een aftelscherm over hoeveel minuten de sessie officieel begint. Dan weten mensen dat ze even moeten wachten en iemand de sessie zal openen.

Aftelscherm bij online evenement

Een warm ontvangst bij de plenaire sessie
In de plenaire sessie is een 1:1 ontvangst geen doen. In dit geval kon je een kwartier voor de start van het evenement al inloggen. Er was een man die alvast zorgde voor een goede sfeer. Je kon dan ook nog even vragen stellen. Dit is zoveel leuker dan dat je niets ziet of alleen een leeg scherm en eventueel een muziekje. Het evenement begon direct. Een mooie opwarmer!

Online ontvangst grote zaal

2. houd je aan de pauzes

Vooral voor evenementen die wat langer duren: communiceer duidelijk wanneer er pauzes zijn en houd je daar ook aan.

Dit was een grote frustratie bij mezelf en ook bij andere gasten. Bij dit evenement ging het met name op de eerste dag niet goed. De pauzes werden ingekort en liepen enorm uit.

De pauzes zijn erg belangrijk. Je zit thuis en hoe je het ook went of keert, mensen moeten altijd nog even wat doen. Je kunt wel vragen of ze het goed willen voorbereiden, maar je weet hoe het gaat. Mensen moeten naar de wc, willen toch even dat ene belangrijke belletje plegen, hebben kinderen in huis die aandacht nodig hebben, de hond moet even uitgelaten worden of ze willen gewoon even iets te eten pakken.

Als je weet dat er bijvoorbeeld van 12.00 tot 13.00 uur pauze is, dan kun je daar rekening mee houden. Je kunt dit communiceren met anderen en je kunt daar omheen plannen. En als je heel nodig naar de wc moet om 11.55 uur, kun je besluiten nog even te wachten.

Maar als je sessies laat uitlopen en daar niet over communiceert, zorgt dat voor veel ongemak en irritatie. Je wilt namelijk niets missen als bezoeker. En als organisator wil je je mensen er ook bij houden.

Het is dus heel simpel: zorg voor een goede timekeeper en houd je aan de pauzes.

Zorg daarnaast ook voor veel korte pauzes. Hoe meer korte pauzes, hoe beter mensen hun aandacht erbij kunnen houden. En tussendoor even van je plek af en bewegen helpt ook met focussen!

3. Communicatie

Ik vermeld het als derde punt, maar het is deels een samenvatting van de voorgaande punten. Het gaat allemaal om goede communicatie. Laat mensen vooraf en tijdens het evenement duidelijk weten wat ze kunnen verwachten.

Maar ik heb nog wat aanvullende tips.

Schrijf de opdracht op
Als jouw evenement break-outs heeft waar mensen een opdracht krijgen om te doen met elkaar, dan is dat meestal zonder begeleiding. Daarom is ook hier duidelijkheid belangrijk.

Stel je voor. Je luistert de hele tijd naar een verhaal en ineens blijkt dat je een opdracht moet doen. De spreker vertelt welke vraag je moet beantwoorden en hoeveel minuten je krijgt. Hij legt nog een en ander uit, je luistert aandachtig en ineens is het zover. Je zit in de break-out room met andere mensen. Wat was ook alweer de vraag? Waren de 10 minuten nou per persoon of in totaal?

Dit heb ik nu een paar keer meegemaakt, ook bij andere online bijeenkomsten. Voorkom verwarring en verspilling van tijd. Zet gewoon de opdracht even op een slide of deel het in de chat. En als dat technisch gezien onhandig of onmogelijk is, laat mensen dit dan even opschrijven. Een kleine handeling, groot plezier.

Samengevat

  • Zorg voor een goede ontvangst zodat het voor bezoekers duidelijk is wat er van ze verwacht wordt.
  • Zorg voor een duidelijke planning, inclusief pauzes en houd je daar strikt aan.
  • Zorg dat mensen een opdracht die ze moeten uitvoeren kunnen nalezen.

Er komen meer blogs aan over dingen die ik gezien of geleerd heb van dit evenement. Stay tuned!

Samira Salman

Samira struint het internet en evenementen af om eventplanners te inspireren met de mooiste innovaties en leukste goodies. Evenementen vernieuwen, mensen met elkaar verbinden en echt een geweldige en onvergetelijke dag bezorgen, dat is waar ze voor gaat.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back to top button