Online events

7 online meeting etiquette

Terwijl het coronavirus nog altijd om zich heen slaat, blijft thuiswerken voorlopig de norm. Online vergaderingen, evenementen en webinars zijn essentieel geworden binnen onze huidige manier van werken. En het werkt allemaal net even anders dan bij fysieke ontmoetingen. Om je te helpen je online meetings productief en professioneel te houden, krijg je van mij 7 online meeting etiquette. Zie het als een vriendelijke reminder!

1. Draag gepaste kleding

In pyjama achter de laptop? Het lijkt zo fijn aan te kunnen trekken wat je wil tijdens je werk maar trek in ieder geval een schoon shirt aan en borstel je haar. Dit is niet alleen prettig voor degenen die jou in beeld krijgen, maar het zorgt er ook voor dat je jezelf in de werkmodus zet. 

2. Eet voor of na je bijeenkomst

Wanneer belangrijke zaken worden besproken, wil je niet afgeleid worden door je eigen gekraak of doordat eten in je toetsenbord terechtkomt. De andere deelnemers wil je daar ook niet mee afleiden. Zorg er wel voor dat je iets kunt drinken tijdens de sessie. 

3. Wees je bewust van je omgeving

Je collega’s worden afgeleid door wat ze om jou heen zien. Daardoor nemen ze je inbreng misschien niet zo serieus. Dus zorg voor een professionele achtergrond, wat inhoudt: geen bed op de achtergrond (opgemaakt of niet), geen rommel of open kasten waarin alles te zien is en geen expliciete uitingen (voetbalclubs e.d.). Zorg ook dat je goed te zien bent door heldere verlichting, bijvoorbeeld door dichtbij een raam te gaan zitten. (Let op dat je het licht van voren laat komen en niet van achteren!) En hoewel kinderen en huisdieren over het algemeen best schattig zijn, houden degenen waar je de afspraak mee hebt er niet van om door een gillend kind of blaffende hond heen te praten. Zorg er dus voor dat je in een rustige ruimte zit, waar je ongestoord mee kunt doen met de meeting. 

4. Laat je toetsenbord met rust

Of je nu ijverig aantekeningen maakt of aan het chatten bent, het geluid van typen leidt af. Niet alleen bij de rest van de aanwezigen, maar ook bij jezelf. Het zorgt ervoor dat geen volledige aandacht meer hebt. Neem een koptelefoon of oortjes en pak je notitieboek en pen om aantekeningen te maken. Of om ‘doodles’ te maken. Want deze krabbels zijn geen symptoom van verveling, afleiding of desinteresse. In tegendeel: ze houden je bij de les. Wil je toch graag typen tijdens een online meeting? Demp je microfoon!

5. Demp je microfoon

Laatst had ik het zelf: een collega was zich er niet van bewust dat het geluid van een ambulance, keihard overkwam. Daarnaast is het zo, dat wanneer meerdere microfoons aanstaan, er de kans is dat het geluid gaat rondzingen. Zeg je niets? Demp dan het geluid. Als je dit doet, kunnen de andere deelnemers meedoen zonder afleiding of frustratie. Nog een tip: gebruik een koptelefoon of oortjes voor beter geluid. En wil je ergens op reageren? Steek dan je hand op, zodat de voorzitter jou aankondigt om het woord te nemen. Wees vervolgens kort en bondig.  Wanneer alleen wordt gevraagd of je het er mee eens bent, steek dan je duim op en doe hem omlaag wanneer je het er niet mee eens bent.

6. Blijf zitten

Het kan verleidelijk zijn je mail te checken, een appje te sturen of social media te bekijken.  Maar misschien mis je belangrijke informatie of een kans om iets in te brengen. Zorg er dan ook voor dat je ingelogd en online blijft. Mocht je toch even weg moeten, laat het de voorzitter weten. Als je je webcam gebruikt, zorg dan voor aandachtige lichaamstaal: zit rechtop, maak geen grote bewegingen en laat je ogen niet afdwalen. Zorg óók voor een optimale internetverbinding. Laat je huisgenoten weten dat je een meeting hebt, zodat zij niet alle bandbreedte opmaken. 

En o ja! Zet je smartphone op stil!  

7. Wees duidelijk

Wanneer je een kleine vergadering binnengaat, meld je dan aan wanneer je deelneemt en zet je webcam aan. Wacht eerst af of je kunt gaan praten en stel je vervolgens voor. Zorg er ook voor dat je duidelijk spreekt, zonder hard te praten, zodat de andere deelnemers hun geluid niet hoeven bij te stellen wanneer jij aan het woord bent.

En, kun je uit de voeten met deze online meeting etiquette?

Marian Krook-Lievestro

Mijn naam is Marian Krook-Lievestro en ik adviseer graag over de praktische invulling van bijzondere evenementen. Of dit nu een heel persoonlijk afscheidsfeest is voor een medewerker of een groot netwerkevent om meer klanten aan te trekken, het wordt zeker speciaal. Samen met opdrachtgevers als NLInvesteert en Charme Hotel Oranjeoord heb ik netwerkevenementen, feesten, lezingen, beurzen en markten georganiseerd. En vóór het bestaan van mijn bedrijf Spark Business Events organiseerde ik diploma-uitreikingen, congressen, studentendiners, sportdagen en personeelsfeesten bij de Politie. Mijn “lessons learned” deel ik graag met jou!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back to top button