Hospitality

Best Practice: VIP bij Marco in De Kuip

We schrijven midden jaren negentig. We zitten met de hele familie rondom de houten tafel in het vakantiehuisje van mijn opa en oma in Gramsbergen en zingen arm in arm mee met de CD die opstaat. Of misschien was het zelfs nog wel een cassettebandje. ‘Vriiiiiiijjjjj zijn, ze wil alleen maar vriiijjjjjj zijn!’ Mijn oma spuit nog een extra toef slagroom op haar advocaatje en in de keuken staat mijn tante af te wassen. Een bizar tafereel voor dit liedje, maar dat mocht de pret niet drukken.

Een jaar of 10 later staat de DVD van zijn concertreeks in De Kuip steevast aan als mijn moeder (of vader) aan het strijken is op zaterdagmiddag. Terwijl de boorden van de overhemden van mijn vader zo strak worden gestreken dat je er een brief mee kunt openen steken op tv 40.000 mensen 2 vingers in de lucht (kom-op, kom-op).

Ik denk dat er weinig Nederlanders zijn die niet enkele herinneringen hebben bij de muziek van Marco Borsato. Of het nou je smaak is of niet, ik durf te wedden dat je ooit op een dansvloer hebt staan zingen dat je niet naar huis hoeft vannacht.

De terugkeer

Toen Marco dan ook zijn terugkeer naar De Kuip aankondigde verkocht hij 15 jaar later alsnog binnen enkele dagen niet 1, niet 2, maar 5 shows uit. De shows van Marco Borsato doen het extra goed als er een thema omheen zit. Zijn Sypmhonica in Rosso reeksen in 2006 (10x GelreDome) en 2016 (12x Ziggo Dome) bevestigden dat al eens. En nu dus zijn kleurrijke terugkeer naar De Kuip.

Ik mocht in opdracht van Tuned Hospitality werken als Hospitality Coördinator deze shows en deze reeks is duidelijk opgenomen in mijn rijtje ‘best practices’. Over hoe je een thema en het concept van het evenement zo volledig en zichtbaar mogelijk door laat werken in de bijhorende VIP-arrangementen.

De Bestemming

Tijdens 4 van de 5 shows werden er 2 verschillende arrangementen aangeboden en ontvingen we in totaal bijna 3.000 VIP-gasten, verdeeld over 6 ontvangstruimtes en met zitplaatsen op 3 verschillende tribunes. Je begrijpt dat de logistieke voorbereiding alleen al eentje was waar je hogere wiskunde voor in je pakket hebt moeten zitten. Helemaal omdat de beleving van deze VIP-experience al startte voor aanvang van het evenement.

Iedere reservering ontving een volledig thematisch pakket met daarin alle benodigdheden en informatie over de show. In het briefpapier was het thema volledig doorgevoerd. De polsbandjes die zorgden voor de juiste accreditatie van de gasten waren afgestemd op het soort arrangement (Magenta of Ocean Blue) in combinatie met de lounge waar ze geplaceerd waren. En hetzelfde gold voor de bijhorende keycords die gasten zichtbaar moesten dragen.

Dit volledige pakketje, inclusief de benodigde tickets voor de show en met een duidelijke omschrijving naar de uiteindelijke bestemming binnen én buiten De Kuip ontvingen alle 3.000 gasten enkele weken voor de shows thuis op de deurmat. Waarmee de voorpret al begon!

Margherita

Had ook zeker gepast binnen het thema van de arrangementen: een oldskool pizza Margherita. Maar bij een hospitality arrangement van dit niveau hoort een diner van bijpassende kwaliteit.

Om de relatie met Rotterdam te onderstrepen werd gekozen voor een samenwerking met chef-kok Herman den Blijker. Onderdeel van het VIP-arrangement was een uitgeserveerd 4-gangendiner voorafgaand aan de show. Na ontvangst werden de gasten verwezen naar de prachtig ingerichte lounges waar de couverts in stijl stonden ingedekt.

Binnen

Zodra de gasten een voet over de drempel van het Maasgebouw van De Kuip zetten werden ze ondergedompeld in de look & feel van de show.  Het kleurrijke thema van de show onderstreepte de kleuren Magenta en Ocean blue die letterlijk overal terugkwamen. In de kleding van de hostessen die de gasten ontvingen, registreerden en continu begeleiden. In de tafellopers die over de diverse praattafels in de ruimte lagen. In de gordijnen die de lounges subtiel opdeelden en sfeervoller maakten. Tot in de orchideeën in de decoraties aan toe.  

Nee, je hoeft niet naar huis vannacht

Na de 2,5 uur durende de show waren de heupen goed los gedanst en waren onze gasten zeker nog niet klaar om naar huis te gaan. Gelukkig was dit ook niet nodig en stond de band klaar voor een goede after-party waar alle arrangementen samenkwamen. Ook hier was de aankleding on point en na 2,5 uur meezingen en dansen had iedereen weer ruimte voor nieuwe hapjes.

Bij het uiteindelijke vertrek ontvingen de gasten nog een uniek cadeautje mee naar huis als aandenken voor deze bijzondere en geslaagde avonden in De Kuip!

Marjolein Bakker

Ik ben Marjolein Bakker, een multitasker met een liefde voor live evenementen én het schrijven van stukjes. Ondertussen heb ik meer dan 10 jaar ervaring in de totstandkoming, organisatie én uitvoer van evenementen, voornamelijk in de sport- en muziekwereld. Onder de noemer MC of Events werk ik de laatste jaren als freelancer en heb ik mij gespecialiseerd in hospitality. Soms door VIP-gasten van een concert of muziekfestival volledig in de watten te leggen. Soms door de organisatie en coördinatie van een onderdeel van een groot voetbaltoernooi op me te nemen, en soms door de volledige hospitality binnen een bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Die combinatie en dynamiek ga ik goed op. En wat ik daar allemaal meemaak en leer, deel ik hier graag met jullie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back to top button