CasestudyPodcast

Podcast: hoe je je evenement hoe dan ook door kan laten gaan

Hoe bereid je je voor op een evenement in een onzekere tijd? Kornelis Wetsema, één van de twee oprichters van Het Grootste Kennisfestival, deelt in deze podcast hun aanpak. Tipje van de sluier: ze bereiden voor hun jaarlijks evenement drie scenario’s voor. Een paar weken voor het evenement, hakken ze de knoop door en zetten ze in no-time het evenement op. 

Grip krijgen op de situatie

Wat we nu weleens om ons heen zien gebeuren is dat eventplanners in de  wachtstand zitten of juist continu hun plannen bijstellen. Daarbij komt dan ook dat ze steeds weer nieuwe afspraken moeten maken met hun partners, locaties en leveranciers. En dan komt er een persconferentie en blijk je alles weer te mogen aanpassen. Van zo’n situatie word je echt niet blij. Bovendien kom je niet echt vooruit zo.

Daarom vind ik het idee van Het Grootste Kennisfestival zo mooi. Zij pakken het zo aan dat je niet volledig afhankelijk bent van de ontwikkelingen van het coronavirus en kun je verder met de voorbereidingen van je evenement. Je krijgt weer grip op de situatie en zo krijg je ook meer zin en energie. En je wordt er creatiever van! In de highlights hieronder krijg je alvast een tipje van de sluier, maar luister vooral naar de podcast als je er meer over wilt weten.

In de podcast praten we niet alleen over hun toekomstige evenement, we praten ook over hun bedrijfsfestival dat ze sinds 2016 jaarlijks organiseerden en hoe de online editie van 2020 was. We sluiten af met een paar tips van Kornelis over het organiseren van (online/hybride) evenementen.

Luister mee en laat je inspireren!


De Meeting Room podcast is ook te vinden op Spotify.

Highlights

Het festival voor corona

00:02:47
Samira: Hoe zag jullie evenement er het eerste paar jaar eruit?

Kornelis: Wat wij zagen op muziekfestivals, was dat er steeds meer theater en ook inhoudelijke kennis door sprekers eraan werd toegevoegd. Op Lowlands waren daar zelfs hele tenten voor waar echt topsprekers ook kennisdelen. Wij waren zelf echt festivalgangers. En wij zagen die ontwikkeling en dachten op een gegeven moment van: “Goh, hoe zou zijn als we als we de wat meer traditionele vorm van bijeenkomsten die we zelf organiseren, in een festivalvorm zouden kunnen gieten?”. Dus wij dachten dat het mooi zou zijn als we dat ooit eens in zo’n vorm konden gieten, maar dat was binnen een half jaar al prioriteit.

Het festival in 2020

00:14:35
Kornelis: We dachten: als we nou 15 locaties in de binnenstad van Deventer kunnen vinden, waar tussen de 30 en 100 mensen samen mogen komen op anderhalve meter? Dat was toen gewoon toegestaan. Sterker nog, we zaten zelfs in de periode waarin – als het maar op anderhalve meter was – je eigenlijk een onbeperkt aantal mensen mocht binnenlaten.

Op een gegeven moment hadden we 15 locaties. Dat varieerde van een hele kleine plek waar tien mensen een soort workshop konden houden tot twee hele grote kerken in Deventer. En zo konden we ongeveer 1.000 plekken creëren in de binnenstad.

Het festival in 2021

00:18:52
Kornelis: Dit zou ik als tip willen meegeven: ga gewoon aan de slag, organiseer het gewoon, maak een mooi programma. Natuurlijk moet je rekening houden met offline en online en dat daar verschil in zit, dat weet ik allemaal wel. Maar als je gewoon nadenkt; wat is het thema? wat zijn de podia? welke sprekers zou je daar willen neerzetten? welk theater en welke muziek hoort daarbij? Dan kun je eigenlijk nog best op een vrij laat moment zeggen: “Nou ja, de maatregelen zijn aangescherpt, er kan niemand bij zijn, maar we gaan toch door.” Want we hebben alle camera’s, alle techniek, het platform staat klaar. Mensen kunnen het terugkijken. Dus als je het goed voorbereid hebt, kun je nog vrij laat in het proces beslissen wat je gaat doen.

We hebben ook gemerkt dat er veel energie weglekt als je na elke persconferentie je plan bijstelt. Dus we hebben gewoon gezegd, we prikken een datum en we gaan ervoor. We hebben dan fase 1 waar we nadenken over de inhoud en fase 2 om een definitieve beslissing te nemen.

Samira: Wat slim dat jullie dit zo aanpakken met een hybride evenement. Dat je niet denkt: ik doe het online óf offline of hybride, maar dat die hybride eigenlijk de makkelijkste vorm is om dat in gedachten te houden in deze tijd en dat je vanuit daar heel makkelijk kan besluiten dat het dan misschien toch maar online moet.

Kornelis: Precies, je slaat de spijker op z’n kop.

Je vindt meer handige tips van Kornelis en Rudie op hun website.

Samira Salman

Samira struint het internet en evenementen af om eventplanners te inspireren met de mooiste innovaties en leukste goodies. Evenementen vernieuwen, mensen met elkaar verbinden en echt een geweldige en onvergetelijke dag bezorgen, dat is waar ze voor gaat.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back to top button