Eventmanagement

Maak in 3 stappen jouw wensen- en eisenlijst voor je event

Gastblog special door Aurélie - AVUE

‘Wat is een wensen- en eisenlijst?’, denk je nu misschien. Het is heel simpel, dit is stap één om in kaart te brengen wat voor jou een succesvol event is.

Ik ben Aurélie, een eventmanager met als doel om ondernemende vrouwen te leren een succesvol event te organiseren. Succes is een subjectief begrip, dat kan voor iedereen iets anders betekenen. Wat voor event je ook gaat organiseren, je stelt hier bepaalde eisen aan en je droomt over je wensen. Ik neem je mee in 3 stappen om jouw wensen en eisen op een rijtje te zetten en direct te gebruiken voor jouw event organisatie.

Stap 1: Pak pen en papier

Het makkelijkst is om te beginnen met een brainstorm. Neem een paar minuten de tijd om jouw event te visualiseren. Heb je de mogelijkheid om bij de eventlocatie naar binnen te lopen, dan helpt dat enorm. Stel je nu voor dat jouw deelnemers binnenkomen. Ze nemen misschien een kop koffie en gaan dan zitten zodat jij kunt beginnen. Loop zo je hele evenement door. Probeer je voor te stellen dat jij met een deelnemer meeloopt. Wat komt hij of zij tegen? Schrijf nu alles op de wensen- en eisenlijst wat je ziet en bedenkt. Niet schrappen, schrijf alles op.

Stap 2: Rangschikken

Je hebt nu een vel papier met allerlei ideeën die jij hebt bedacht voor jouw event. Dit kan zijn dat iedereen koffie krijgt bij binnenkomst met iets lekkers erbij. Ook kan je hebben bedacht dat je locatie goed bereikbaar is met OV of dat je juist midden in het groen wil zitten. Dit is helemaal van jou en nu is het de bedoeling dat jij orde schept in deze brainstorm.

Start bovenaan een nieuw vel papier, schrijf hier twee woorden naast elkaar: wensen en eisen. Dit worden de twee lijsten waaronder je de termen uit je brainstorm kunt plaatsen. Onder de kolom eisen plaats je wat je absoluut wilt hebben. Bijvoorbeeld: wanneer jij voor een grote groep gaat presenteren is een microfoon handig. Onder wensen plaats je alle zaken die je wel zou willen, maar die niet noodzakelijk zijn voor jouw succesvolle event. Je event kan ook doorgaan als je dit deze keer niet hebt. Let op, dit zijn geen wensen die je nooit op je event kunt hebben. Je gebruikt dit lijstje om jouw eigen prioriteiten helder te krijgen binnen jouw mogelijkheden en jouw budget.

Stap 3: Aan de slag

Ga nu kijken welke eisen je stelt aan je event. Zet per hoofdonderwerp alle items van jouw eisenlijstje bij elkaar. Alle onderwerpen die met de locatie te maken hebben plaats je bij elkaar, zodat je makkelijker op zoek kunt gaan naar jouw ideale eventlocatie. Je hoeft voor de keuze van je locatie nu niet alleen te kijken naar het aanbod, maar kunt specifiek op zoek gaan naar wat jij wilt. Dit doe je ook voor de andere onderdelen, zoals het programma, je eventpromotie en wat je nog meer tegenkomt.

Waarom een wensen- en eisenlijst maken?

Door gebruik te maken van een wensen- en eisenlijst maak je van jouw grote idee om een training of workshop te geven een project. Dit knip je op in activiteiten en dat geeft rust en overzicht. De activiteiten kun je nu gaan plannen. Zo groeit het event je niet boven het hoofd, kun je vasthouden aan zaken die je echt belangrijk vindt en andere zaken die dat niet zijn makkelijker laten gaan.

Had je gehoopt op een luxe aangeklede borrel aan het eind van je training, maar gaat dat niet binnen je budget? Dat stond op je wensenlijst en kan daar blijven staan tot jouw volgend event. Maar die technische ondersteuning vanuit de locatie stond op je eisenlijst en daardoor heb jij op jouw dag geen stress over beamer kabels en microfoons die het niet doen. Door vooraf helder te maken wat jij belangrijk vindt, krijg jij het event dat echt bij jou past en kun je meer focus leggen op de inhoud. Veel succes met de voorbereiding!

Aurelie

Aurélie Veltema

Aurélie is event manager bij AVUE Event organisatie en marketing, zij leert ondernemende vrouwen om hun eigen event te organiseren en te promoten. Zij neemt ervaring en een talent voor plannen en organiseren mee om van jouw event een succes te maken.

Melanie Westdijk

Mijn naam is Melanie Westdijk en ik geloof heilig in de kracht van evenementen! There, I said it! Ik ben de founder van dit platform en Event Expert op het gebied van Eventmarketing. Ik heb inmiddels vele evenementen mogen organiseren voor hele toffe opdrachtgevers als Rituals, de NTR en Nedap! Maar het aller-aller-tofst vind ik om met opdrachtgevers de Event Strategie in te duiken. Hoe kun je méér uit een evenement halen? Hoe zorg je ervoor dat het niet alleen een leuk feestje wordt maar dat je doelen stelt, deze meetbaar én haalbaar maakt met als gevolg een hoge Return On Investment?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back to top button
Close
Close