Eventmanagement

Print in 3 eenvoudige stappen alle badges voor je evenement

Gastblog special door Emma - Emma Gill Graphics

Eerder schreef Samira over het nut van badges én hoe je nou een goede badge maakt. Maar als je eenmaal een goed ontwerp hebt, hoe zorg je er dan voor dat je deze snel gedrukt krijgt? Zeker wanneer je grote bezoekersaantallen verwacht kan dit een tijdrovend klusje zijn. En hoeveel tijd wil je precies steken in zo’n badge die na het evenement waarschijnlijk tussen het vuilnis eindigt? Niet te veel natuurlijk! Daarom leg ik in deze blog uit hoe je in 3 stappen al je badges automatisch van een naam (en bedrijfsnaam) voorziet om deze zo snel mogelijk te printen of naar de drukker te sturen. Het enige wat je nodig hebt is een Excelbestand met je deelnemers en Adobe InDesign.

Stap 1: Maak je ontwerp klaar

Maak je ontwerp klaar om in InDesign te importeren. Zorg hierbij dat je ontwerp lege ruimtes bevat voor de (bedrijfs)namen. Wanneer je vanuit Illustrator werkt, sla dan het document op als een pdf. Een pdf laadt sneller in InDesign dan een .AI bestand en dat werkt makkelijker wanneer je grote aantallen van je badges gaat maken en/of printen. Komt je ontwerp ergens anders vandaan? Sla het dan op als .jpg of .png. 

badge

Tip: Als je snel je badges wilt printen en in een steekhoesje wilt doen kun je het beste je ontwerp twee keer bovenaan een A4 plaatsten en de onderkant van de pagina leeg laten. Zo kun je het A4 precies twee keer vouwen zodat je badge aan beide kanten bedrukking heeft.

Stap 2: Maak tekstvakken aan

Je kunt je ontwerp in InDesign laden door CRTL + D (CMD + D op mac) in te toetsen. Nadat je het bestand hebt ingeladen maak je twee lege tekstvakken aan voor de namen en bedrijfsnamen. Dit doe je door de letter T in te toetsen zodat je vervolgens met je muis een tekstvak definieert. Na het aanmaken van de vakken kun je ze met de muis selecteren door shift ingedrukt te houden. Hierna geef je bovenaan in de werkbalk aan welk lettertype je wilt gebruiken.

badge

Stap 3: Voeg data toe uit Excel

Nu komt het spannendste onderdeel! Het inladen van de namen en bedrijfsnamen van je deelnemers. Het is hierbij belangrijk dat je excelbestand als .txt is opgeslagen en dat je de kolommen een naam hebt gegeven. In InDesign ga je vervolgens naar Window Utilities Data Merge.

badges

Wanneer je hierop klikt opent een venster waarin wordt uitgelegd wat nu bedoeling is. Als eerst voeg je je .txt bestand toe door op Select Data Source te klikken. Nadat het bestand is ingeladen voegt InDesign op basis van je kolomnamen twee variabelen toe.

badge

Deze variabelen kun je nu in je ontwerp laden door eerst het tekstvak te selecteren en daarna dubbel te klikken op de variabele die je hier wil invoegen (in mijn geval ‘Naam’). Hetzelfde doe je voor al je overige variabelen (in mijn geval ‘Bedrijf)’.

badges

Als de variabelen in het ontwerp zijn toegevoegd kun je een ‘Merged Document’ maken waarbij InDesign meerdere pagina’s aanmaakt voor al je deelnemers. Deze pagina’s kun je samen in één pdf opslaan om naar de drukker te sturen of om zelf te printen. That’s it! Je badges zijn klaar!

badge

AI in Action

Op de voorbeelden van deze how to zie je badges die ik met behulp van dit trucje snel heb kunnen printen voor het evenement van E-mergo dat zich richtte op de toepassingen van AI technologie. In dit geval ging het om 80 badges met naam en bedrijfsnaam. Dit heeft mij dus een hoop tijd bespaard!

Heb je binnenkort een evenement waarbij je dit uit gaat proberen? Laat het weten in de comments of post een foto van het eindresultaat!

Emma Gill

Emma Gill

Emma Gill is oprichter van Emma Gill Graphics en Marketing Coördinator bij E-mergo. De naam Emma Gill Graphics zegt het al, Emma is grafisch ontwerper en maakt graphics zoals logo’s, iconen of custom visuals voor bijvoorbeeld evenementen, geboortekaarten of trouwkaarten.

Je vindt Emma op Linkedin, Facebook en Instagram.

Melanie Westdijk

Mijn naam is Melanie Westdijk en ik geloof heilig in de kracht van evenementen! There, I said it! Ik ben de founder van dit platform en Event Expert op het gebied van Eventmarketing. Ik heb inmiddels vele evenementen mogen organiseren voor hele toffe opdrachtgevers als Rituals, de NTR en Nedap! Maar het aller-aller-tofst vind ik om met opdrachtgevers de Event Strategie in te duiken. Hoe kun je méér uit een evenement halen? Hoe zorg je ervoor dat het niet alleen een leuk feestje wordt maar dat je doelen stelt, deze meetbaar én haalbaar maakt met als gevolg een hoge Return On Investment?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Close
Close