Hospitality

Vier basistips voor hospitality op jouw evenement

Oké, de basis van je evenement staat. Je hebt een datum, een locatie en de eerste sprekers zijn geboekt. Je organiseert dit evenement om de inhoud, maar je wilt natuurlijk ook dat de gasten het naar hun zin hebben en goed verzorgd worden. Oftewel: je wilt een beetje hospitality toevoegen. In deze blog geef ik een aantal basistips die je hierbij kunnen helpen.

Een korte introductie:

Ik ben jaren werkzaam geweest in een groot voetbalstadion in Nederland en was met mijn team verantwoordelijk voor de volledige catering in het stadion. Hoe tevreden de bezoekers daar het stadion verlieten na een wedstrijd hadden wij helaas niet volledig in de hand… voetbalsupporters zijn doorgaans niet zo gek op verliezen. Maar juist dan werd het ons doel om ze het stadion te doen verlaten met de gedachte ‘de wedstrijd was dan niet om aan te zien, maar het was wel weer gezellig!’. Door het verlenen van een vriendelijke én snelle service, goed getapte biertjes en een verrassende snack tijdens de derde helft.

Het laten kloppen van de randvoorwaarden speelt enorm mee in de beleving van een evenement. Daarom is het juist belangrijk om dit niet aan het toeval over te laten en aandacht voor een aantal basiszaken al vroeg mee te nemen in de organisatie en voorbereiding. 

Benieuwd naar de betekenis en toepassingen van hospitality? Lees dan eerste dit artikel

1. Ken je bezoeker

Als het goed is weet je wie je doelgroep is en kennen je toekomstige bezoekers jouw evenement. Maar ken jij je bezoekers ook al? Weet jij waar hun behoeftes liggen wanneer zij een evenement bezoeken en wat hun wensen eigenlijk zijn van jouw evenement. Hospitality is het centraal stellen van én inleven in je gast en dat kun je pas echt doen als je ze kent. 

Een fervente bezoeker van evenementen, met een overvolle agenda, die na het bezoeken van een workshop ook nog door moet naar een late vergadering zal een snelle service op prijs stellen. Iemand die eenmaal per jaar een beurs bezoekt en dit ook echt als een uitje ziet zal juist vaker wat uitgebreidere aandacht op prijs stellen. 

Vergeet ook niet te kijken naar de touchpoints: wanneer komt je bezoeker met je in aanraking? Vaak is al ver voordat je evenement daadwerkelijk plaatsvindt. Ook bij het boeken van een ticket, het sturen van bezoekersinformatie en het ontvangen van tickets, parkeerkaarten, etc. komt service kijken en is het belangrijk dit af te stemmen op de wens van joúw bezoeker.

hospitality op evenementen

2. Liefde gaat door de maag

Hoe geconcentreerd luister jij naar een presentatie wanneer je maag telkens knorrende geluiden maakt? Of hoe actief neem je deel aan een interactieve sessie als je zojuist een hele zware lunch achter de kiezen hebt? 

Als je bezoekers voor een aantal uren of misschien wel dagen ontvangt is het uiteraard van belang om ook voor de innerlijke mens te zorgen. Ook bij de keuze van de catering/ samenwerking met een cateraar is het belangrijk om de wensen van je bezoeker goed te kennen (broodje kroket of vegan salade?). Daarnaast is het van belang om goed te kijken naar je programma en hier ook de cateringmomenten juist op af te stemmen. Zorg ervoor dat er niet te lange programmaonderdelen tussen deze momenten zitten en plan deze slim in.  

Ook hier kun je verrassend zijn en de gast tegemoetkomen. Wanneer ik een (herbruikbaar) flesje water vindt op mijn stoel bij een wat langere presentatie of debat, stem je me zeer gelukkig. Ook weer een mooi moment voor wat activatie en wie zegt dat je goodies pas aan het einde van je evenement mag uitdelen?

3. Zorg voor voldoende én professionele handen

Niets zo vervelend als lange wachtrijen bij ontvangst, inschrijfbalies en garderobes. Zorg ervoor dat het aantal medewerkers dat hier werkzaam is aansluit bij jouw aantal bezoekers. Denk ook na over de tijd die per bezoeker nodig is om je gasten te verwelkomen en registreren: werk je met een online- of offlinesysteem, moeten er nog badges, programmaboekjes of andere zaken uitgereikt worden en hoeveel informatie wordt er verteld? 

Stem hier vervolgens ook je benodigde inlooptijd op af. Met een inloop van een half uur, 500 bezoekers en 3 registratiemedewerkers die per bezoeker 2 minuten nodig hebben, werk je jezelf al in de nesten voordat je goed en wel begonnen bent. 

En denk erover na of het in je budget past om een hostessenbureau in te schakelen voor professionele ondersteuning. Hoe verleidelijk het ook is om hier uitsluitend vrijwilligers voor in te zetten, loont het zich qua kwaliteit (deze dames en heren zijn bekend met de werkzaamheden) en representativiteit (vaak maak je afspraken over uniforme werkkleding die aansluit bij de look & feel van jouw evenement). Ook is het soms slim om te kijken of je hierin zaken kunt combineren met cateringmedewerkers. Kies je toch voor vrijwillige en meer onervaren hulp , zorg er dan voor dat je ze van te voren uitnodigt en waar nodig traint. 

4. Voeg een verrassingselement toe

‘Oh wat stom, ik kreeg meer dan waar ik voor betaald had’. Zei niemand. Ooit. 

Natuurlijk wil je dat er voldoende mensen naar je evenement komen en is het op basis daarvan logisch om zo veel mogelijk van het programma te delen. Wat kan men verwachten van de inhoud en wat is wel en niet inbegrepen. Maar door het toevoegen van iets wat je bezoekers totaal niet aan zien komen draag jij bij aan het ‘onvergetelijk’ gehalte. Zie het als een toegift van een concert, dat zijn toch vaak de momenten die je blijft herinneren.

De goodiebag is natuurlijk een prachtig middel, maar wordt tegenwoordig ook vaak al als standaard gezien. Maar je kan bezoekers ook verrassen met een mystery guest in je programma, live muziek tijdens je afsluitende borrel of ‘culitainment’, waarbij catering en beleving gecombineerd worden. 

Foto’s: Abbink Fotografie

Marjolein Bakker

Ik ben Marjolein Bakker, een multitasker met een liefde voor live evenementen én het schrijven van stukjes. Ondertussen heb ik meer dan 10 jaar ervaring in de totstandkoming, organisatie én uitvoer van evenementen, voornamelijk in de sport- en muziekwereld. Onder de noemer MC of Events werk ik de laatste jaren als freelancer en heb ik mij gespecialiseerd in hospitality. Soms door VIP-gasten van een concert of muziekfestival volledig in de watten te leggen. Soms door de organisatie en coördinatie van een onderdeel van een groot voetbaltoernooi op me te nemen, en soms door de volledige hospitality binnen een bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Die combinatie en dynamiek ga ik goed op. En wat ik daar allemaal meemaak en leer, deel ik hier graag met jullie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back to top button
Close
Close