Hospitality

VIP-arrangement op je evenement?

Upgrades bestaan overal om ons heen. In vliegtuigen en treinen bestaat al decennialang de mogelijkheid om een luxere klasse te boeken. Bij publieksevenementen zoals voetbalwedstrijden en concerten worden steeds vaker uitgebreide VIP-arrangement aangeboden. Hierbij wordt de wedstrijd of het concert dan vaak vanaf de beste plekken bekeken, parkeer je recht voor de deur en zijn alle F&B inbegrepen. En zelfs bungalowparken beschikken over VIP-huisjes naast hun standaard huisjes en beschikken dan bijvoorbeeld over luxe faciliteiten zoals een sauna of een ontbijtje aan de deur.

Is het dan ook geen tijd voor een VIP-arrangement bij jouw zakelijke evenement?

VIP-arrangement op je zakelijke evenement

Staat u op de lijst?

Van oorsprong waren VIP-gasten tijdens evenementen vaak genodigden van de organisatie, of artiesten of voetballers. Hoe tof was het als je op de lijst stond en paal en koord voor je geopend werden zodat je niet in de ellenlange rij in de regen (regent áltijd op dit soort momenten, trust me) hoefde te wachten, maar daar zo langs kon glippen. Dat wilden wel meer mensen! En laat alles voor de juiste prijs nou gewoon te koop zijn.

Ondertussen zijn VIP-arrangementen dus niet meer alleen weggelegd voor degenen met de beste contacten in hun telefoonlijst, maar worden deze naast reguliere tickets te koop aangeboden.

Zijn niet al mijn gasten VIP’s?

Natuurlijk zorg je ervoor dat het algemene hospitalitniveau van je evenement spot-on is, zodat al je bezoekers zich gezien voelen en perfect verzorgd worden. Waarom dan een VIP-arrangement toevoegen hoor ik je denken? Niet alleen omdat er simpelweg markt voor is, ook wil men tegenwoordig best wat extra betalen voor meer comfort. Een VIP-arrangement kan dus heel interessant zijn voor je begroting. Tot slot kunnen je VIP-gasten ook je meest betrokken gasten zijn, waardoor ze ook weer ambassadeurs worden van je event.

Mogelijke onderdelen van je VIP-pakket

Ben je tot de conclusie gekomen dat jouw evenement heel erg geschikt is om een VIP-arrangement aan toe te voegen? Hierbij een aantal tips waar dit VIP-arrangement uit zou kunnen bestaan:

  • Pre-event: een kleine teaser van het programma én een extra mogelijkheid voor je VIP-gasten om te netwerken met gelijkstemden. Kies ervoor om een paar weken van te voren op een andere locatie deze gasten uit te nodigen middels een kleine receptie (lees: extra PR-kansen wanneer je VIP-gasten hun aanwezigheid hier weer delen via hun eigen kanalen) of nodig ze juist wat eerder uit op de dag van je event (of de avond ervoor). Een korte rondleiding door de opbouw van je evenement of een kleine blik backstage zorgen gegarandeerd voor een unieke ervaring.
  • Frontrow seats bij lezingen & de beste parkeerplaatsen: als VIP-gast wil je comfort en bij comfort hoort ontzorgd worden. Dus zelf niet meer hoeven na te denken waar je ook alweer kunt parkeren bij die locatie en op tijd bij de juiste zaal zijn om een goed plekje te bemachtigen zijn bij een upgrade niet van toepassing.
  • Eigen ingang & ontvangst: weet je nog dat voorbeeld van dat koord dat aan de kant wordt gehangen zodat je langs de rij kunt lopen? Bij een VIP-arrangement komen rijen niet voor. Zorg voor een extra snelle incheck, exclusief voor je VIP-gasten en ontvang ze op het hoogste niveau.
  • Toegang tot VIP-gebied: een eigen ruimte binnen het evenement, toegankelijk voor je VIP-gasten waar ze niet alleen even op adem kunnen komen, maar juist ook makkelijker kunnen netwerken met andere VIP’s. Wellicht is hier een bar waar drankjes inclusief zijn of worden er wat vaker snacks of gezonde bites uitgeserveerd. Je kunt het zo uitgebreid maken als je budget je toelaat.
  • Exclusieve lezing/ workshop/ 1 op 1 sessies: door een programmaonderdeel toe te voegen aan je evenement welke alleen toegankelijk is voor VIP-gasten geef je automatisch een hoop extra waarde aan je arrangement. Denk bijvoorbeeld aan een lezing of workshop van iemand buiten je reguliere programma of juist een verdieping met één van je sprekers die je al geboekt hebt staan.
  • Uitgebreidere goodiebag: More = more!

Ben je klaar om een VIP-arrangement toe te voegen aan jouw evenement, ja of nee?

Marjolein Bakker

Ik ben Marjolein Bakker, een multitasker met een liefde voor live evenementen én het schrijven van stukjes. Ondertussen heb ik meer dan 10 jaar ervaring in de totstandkoming, organisatie én uitvoer van evenementen, voornamelijk in de sport- en muziekwereld. Onder de noemer MC of Events werk ik de laatste jaren als freelancer en heb ik mij gespecialiseerd in hospitality. Soms door VIP-gasten van een concert of muziekfestival volledig in de watten te leggen. Soms door de organisatie en coördinatie van een onderdeel van een groot voetbaltoernooi op me te nemen, en soms door de volledige hospitality binnen een bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Die combinatie en dynamiek ga ik goed op. En wat ik daar allemaal meemaak en leer, deel ik hier graag met jullie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back to top button