Eventmanagement

Zo bepaal je het aantal deelnemers voor jouw evenement

Organiseer jij voor het eerst een evenement of ga je met een totaal ander soort evenement aan de slag? Dan is een van de vragen die waarschijnlijk op jouw lijstje staat: ‘hoeveel deelnemers wil en kan ik hebben?’. Niet alleen heeft het antwoord op die vraag invloed op het persoonlijke contact waar je tijdens je evenement tijd voor hebt, maar ook op welke locatie je boekt. Kortom, een vraag die je aan het begin van je eventplanning wilt beantwoorden. Om je een handje te helpen, ontdek je hier de vier criteria die je nodig hebt voor het bepalen van het ideale aantal deelnemers voor jouw evenement. 

Begin bij het begin

Voor je überhaupt je tickets in de verkoop kunt gooien of je locatie kunt reserveren, is het zaak om eerst te beginnen bij het ‘waarom’ van je evenement. Wat is het doel van je evenement voor jouzelf (belangrijk!) en voor je deelnemers? En wie is eigenlijk precies jouw ideale deelnemer? Deze stappen worden vaak overgeslagen, waardoor een evenement lang niet zo waardevol is als het had kunnen zijn. Bovendien ontdek je in dat proces ook wat voor type evenement je het beste kunt organiseren én wat het ideale aantal deelnemers is dat daarbij hoort.

Nog meer tips voor het organiseren van een waardevol evenement? We’ve got you covered! 

1. Het type evenement

Je weet wat voor jou en voor je ideale doelgroep het doel is van je evenement. Misschien is dat wel het inspireren van deelnemers om zichzelf verder te ontwikkelen, het aanzetten tot verduurzaming van hun diensten of ze juist bepaalde vaardigheden te leren. Bij ieder doel past een ander type evenement. Wanneer je een groep mensen een specifieke vaardigheid wilt leren, dan is de kans groot dat je voor een kleinere groep kiest van een man of 8 tot 12. Zo kun je iedere deelnemer voldoende aandacht geven. Ga je voor inspireren? Dan kun je al snel een grote groep mensen ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan de hele grote, meerdaagse beurzen zoals de huishoudbeurs waar tussen de 200.000 en 250.000 mensen komen.

Bron foto

2. De perfecte locatie

Met in je achterhoofd het soort evenement wat je gaat organiseren, kun je de jacht openen naar de perfecte locatie. Zorg dat je weet waar je naar zoekt. Moet de locatie makkelijk te bereiken zijn met de auto of juist in het hart van de stad liggen? Welke voorzieningen mogen er niet ontbreken? Wil je een eigen ingang of is een ruimte in een ander pand al voldoende? Je zult al snel merken dat je een shortlist krijgt van locaties waar jij je goed bij voelt. En handig: een goede evenementenlocatie kan je precies vertellen in welke opstelling je hoeveel deelnemers kwijt kunt. Zo kan ook de locatie kan bepalend zijn in het perfecte aantal deelnemers voor jouw event.

Meer inspiratie nodig voor het zoeken van locaties? Je leest meer over het vinden van de perfecte locatie in dit artikel.

3. Het begrotingsbudget

Het is een inkoppertje, maar wel een heel belangrijk inkoppertje. Als het goed is, maak je bij ieder evenement een event begroting. Daarin zie je alle verwachte kosten (waaronder ook de eventlocatie) en de verwachte opbrengsten. Zo kun je precies berekenen hoeveel tickets je voor welk bedrag moet verkopen om quitte te spelen en om winst te draaien. Stel dat je € 5000 aan opbrengsten nodig hebt om quitte te spelen, dan kun je bijvoorbeeld kiezen voor 5 deelnemers van € 1000 per ticket of 10 deelnemers die maar € 500 betalen. Een wezenlijk verschil, wat – afhankelijk van het type evenement – het succes van je event bepaald. Neem dus ook zeker de begroting mee in het bepalen van het perfecte aantal deelnemers.

Tip: het event atelier; Het is een beetje ‘wij van WC-eend’, maar met een goede reden. Bluepurple/events is namelijk trotse eigenaar van een prachtige evenementenlocatie in hartje centrum Rotterdam. Sfeervol, licht en flexibel om in te richten naar jouw eventwensen. Je ontvangt van de host de sleutel van de locatie en kunt er vervolgens jouw deelnemers persoonlijk ontvangen. Extra fijn: het is gezellig met een kleine groep, maar ook met een 40 man tijdens een zakelijke borrel. Meer informatie over het event atelier door bluepurple/events vind je hier.

4. Inspiratie bij je concullega’s

De laatste manier om te bepalen hoeveel deelnemers bij jouw event passen, is door simpelweg een kijkje te nemen bij je concullega’s. Hoeveel deelnemers nodigen zij uit voor een soortgelijk evenement? Hoewel je eigen gevoel bepalend is in het perfecte aantal deelnemers, kan het helpen om een beeld te vormen bij wat dan dat getal moet zijn. Niets mis met wat inspiratie opdoen bij anderen. En als je er dan toch zit en je zoekt nog naar de juiste locatie of prijs: ook daar kun je inspiratie voor opdoen.

Tenslotte is het slim om na afloop van je evenement het gesprek aan te gaan met de bezoekers. Je kunt er allerlei rekensommen op loslaten, maar uiteindelijk is de beste manier van achterhalen of je de juiste keuze gemaakt hebt het gesprek aangaan. Hoe vonden je deelnemers de ruimte? En nog belangrijker: welk gevoel hebben ze overgehouden aan jouw evenement? Je zult merken dat je ook zelf een bepaald gevoel hebt over de hoeveelheid deelnemers. Gebruik deze kennis om samen met de vier criteria (het type evenement, de locatie, het begrotingsbudget en de inspiratie van je concullega’s) je volgende evenement weer een beetje beter te maken. 

Bron hoofdfoto

Melanie Westdijk

Mijn naam is Melanie Westdijk en ik geloof heilig in de kracht van evenementen! There, I said it! Ik ben de founder van dit platform en Event Expert op het gebied van Eventmarketing. Ik heb inmiddels vele evenementen mogen organiseren voor hele toffe opdrachtgevers als Rituals, de NTR en Nedap! Maar het aller-aller-tofst vind ik om met opdrachtgevers de Event Strategie in te duiken. Hoe kun je méér uit een evenement halen? Hoe zorg je ervoor dat het niet alleen een leuk feestje wordt maar dat je doelen stelt, deze meetbaar én haalbaar maakt met als gevolg een hoge Return On Investment?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back to top button
Close
Close